Sekilas Tentang Standart Operating Prosedure (SOP)

Assalamualaikum Wr. Wb.

Berjumpa lagi dengan blog saya, pada pagi hari ini saya akan share mengenai Standard Operatinig Prosedure(SOP), lebih jelasnya berikut mengenai penjelasannya ..

Pengertian
 Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

 Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur berperan sebagai  acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Latar Belakang
 Perusahaan merupakan suatu sistem yang diadakan dan dirancang untuk mencapai hal-hal yang tidak dapat dicapai individu secara sendiri-sendiri. Dalam menghadapi persaingan bisnis perusahaan memerlukan tenaga yang terampil dan berkompeten untuk mendukung usaha perusahaan dalam melaksanakan berbagai tugas sehingga tercapai prestasi kerja yang tinggi dan memudahkan pencapaian tujuan perusahaan. Struktur organisasi yang baik di dalam suatu organisasi berguna untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Dalam struktur organisasi terlihat adanya tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing individu yang berasal dari dalam suatu organisasi. Struktur organisasi menggambarkan pekerjaan yang akan dilaksanakan sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi (Juli, 2010).

Alat dan Bahan

•  Laptop/PC
•  Ebook 

Maksud dan Tujuan
 Maksud dan Tujuan utama dari penerapan SOP adalah agar tidak terjadi kesalahan dalam pengerjaan suatu proses kerja yang dirancang pada SOP.

Manfaat Standar Operasional Prosedur
▪ sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan tugasnya.
▪ Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
▪ Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
▪ Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
▪ Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
▪ Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
▪ Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.
▪ Memberikan informasi mengenai kualifikasikompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
▪ Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai.
▪ Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikuloleh seorang pegawai dalam melaksanakan
tugasnya.

Tujuan Standard Operating Prosedure (SOP)
▪ Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
▪ Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
▪ Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
▪ Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
▪ Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

Fungsi Standarad Operating Prosedure
▪ Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
▪ Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
▪ Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
▪ Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
▪ Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Keuntungan adanya Standard Operating Prosedure(SOP)
▪ SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana,menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.
▪ Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
▪ SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

SIMBOL-SIMBOL PROSEDUR OPERASI STANDAR
1. Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP).
Ada empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akan dipakai oleh suatu organisasi yaitu:
• banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.
• Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.
• Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana Standrad Operating Prosedure.
• tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating Prosedure (SOP) ini.

Ada 4 jenis format umum Standard Operating Prosedure (SOP)
a. langkah sederhana (simple steps)
Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikt keputusan yang bersifat sederhana. Format SOP ini dapat digunakan dalam situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun.
b. Tahapan berurutan (Hierarchical steps)
Format ini merupakan pengembangan dari simple steps.
Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuh kan informasi yang lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.
c. Grafik (graphic)
Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalammemahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksanaan eksternal organisasi (pemohon).
d. Diagram alir (flowcharts)

  Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika dalam SOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti:jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dsb. Simbol-simbol tersebut memiliki fungsi yang bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada dasarnya dikembangkan dari simbol dasar flowcharts (basic symbols of flowcharts) yang terdiri dari 5 simbol, yaitu:
1. simbol kapsul/terminator, untuk mendiskripsikan kegiatan mulai
dan berakhir.
2. Simbol kotak/process, untuk mendiskripsikan proses atau
kegiatan eksekusi.
3. Simbol belah ketupat/decision, untuk mendiskripsikan kegiatan
pengambilan keputusan.
4. Simbol anak panah/arrow, untuk mendiskripsikan arah kegiatan
(alur proses kegiatan).
5. Simbol segi lima/off-page connector, untuk mendiskripsikan
hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

Format standrad operating prosedure dalam bentuk flowcharts
terdiri dari 2jenis yaitu:
1. Linear flowcharts (diagram alir linier)
Ciri utama dari format linear flowcharts ini adalah unsur kegiatan yang disatukan, yaitu: unsur kegiatan atau unsur pelaksanaannya dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat didalam simbol yang dipakai.
2. Branching flowcharts (diagram alir bercabang).
Format Branching Flowcharts memiliki ciri utama dipisahkannya unsur pelaksana dalam kolom-kolom yang terpisah dari kolom kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.

TEKNIK MENYUSUN SOP
Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua potensi yang ada, anatara lain sebagai berikut:
1. Menentukan tujuan yang ingin dicapai.
2. Membuat rancangan awal.
3. Melakukan evaluasi internal.
4. Melakukan evaluasi eksternal.
5. Melakukan uji coba.
6. Menempatkan prosedur pada unit terkait.
7. Menjalankan prosedur yang sudah dibuat.

Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.

Referensi

•  Sekilas Tentang Standart Operating Prosedure(SOP)

Wassalamualaikum Wr. Wb.